Zaloguj się lub skontaktuj z Centrum obsługi Klienta 22-478-38-00
Centrun Obsługi KlientaExpressOfficeJak zamawiać?
Strona główna




  
Artykuły biurowe
Artykuły biurowe
Artykuły biurowe
Artykuły biurowe

Express Office Sp. z o.o.
ul. Gierdziejewskiego 7
02-495 Warszawa

Tel.: 22 478-38-00
Tel.: 22 478-38-01
Fax: (22) 478-38-02
E-mail: biuro@expressoffice.pl
www.expressoffice.pl
Reklamacje
Artykuły biurowe

Instrukcja e-sklep

Przeznaczenie e-sklepu

Przedstawiamy Państwu nową platformę zakupową firmy Express Office. Rozbudowane funkcje pozwalają na jeszcze lepsze zarządzanie kosztami zakupu oraz logistyki zamawianych przez Państwa produktów na potrzeby biura. Pełny dostęp do serwisu dostępny jest dla zarejestrowanych Klientów.



Podstawowe funkcje:

  • zaawansowana wyszukiwarka produktów (ponad 9 tys. Produktów)
  • podział na grupy (działy firmy)
  • tworzenie raportów
  • prognoza wydatków
  • zarządzanie zamówieniami
  • komunikacja (tworzenie zapytań)

Rejestracja

Aby złożyć zamówienie wymagana jest rejestracja. Wszystkie informacje i opisy produktów będą dostępne bez logowania, tak aby mogli Państwo zapoznać się z ofertą i katalogiem produktów.

Rejestracja odbywa się poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego lub telefonicznie poprzez kontakt z konsultantem, który tworzy Państwa konto.

Wyszukiwanie zaawansowane

  • formularz wyszukiwania zaawansowanego pozwalający na: wyszukiwanie po nazwie produktu, wyszukiwanie po numerze katalogowym, wyszukiwanie po cenie, wyszukiwanie w opisie produktu,
  • tabela zawierająca spis znalezionych produktów sortowanych wg kategorii, do których przynależą,
  • sortowanie znalezionych produktów wg nazwy produktu, numeru katalogowego, kategorii.


Funkcjonalność strefy klienta:

Moja Firma - podział na grupy (działy firmy)

Klient (administrator konta firmy) po zalogowaniu stanie się administratorem swojego konta. Klient posiadał możliwość rozbudowy swojego konta o kolejnych użytkowników będących pracownikami tej samej firmy, a także o grupy (MPK) odwzorowujące strukturę firmy i lokalizację poszczególnych działów.

Funkcjonalność modułu Moja firma:

  • dodawanie/usuwanie/edycja grup (MPK),
  • dodawanie/usuwanie/edycja użytkowników grup,
  • dodawanie/usuwanie/edycja praw do składania zamówień użytkowników i grup,
  • dodawanie/usuwanie/edycja praw do aprobowania zamówień użytkowników i grup,
  • nieograniczona ilość grup i użytkowników,
  • możliwość definiowania własnych (charakterystycznych dla struktury firmy) pól z danymi użytkowników i grup,
  • dodawanie/usuwanie/edycja praw do tymczasowego składania zamówień bez aprobaty,
  • dodawanie/usuwanie/edycja praw do tworzenie podgrup dla grupy,
  • dodawanie/usuwanie/edycja adresów dostawy dla grup,
  • dodawanie/usuwanie/edycja praw dostępu do poszczególnych modułów strefy klienta,
  • dodawanie/usuwanie/edycja praw do uczestniczenia w transferze produktów,
  • dodawanie/usuwanie/edycja produktów widocznych dla grupy,
  • dodawanie/usuwanie/edycja limitów w formie kwoty lub liczby produktów dla grup w wybranym okresie.

Proces dodawania grupy/pracownika (oraz podgrup) przez klienta/administratora będzie wyglądał następująco:

  • a. klient ustala nazwę grupy np. "Pokój informatyczny",
  • b. ustala login i hasło dla grupy,
  • c. wpisuje adres dostawy dla grupy (w przypadku, gdy działy firmy są rozproszone),
  • d. klient ma możliwość zdefiniowania własnych pól w formularzu dodawania grupy, które są charakterystyczne dla jego firmy (np. Nr pokoju),
  • e. ustala, czy pracownicy grupy maja prawo składania zamówień samodzielnie, czy też zamówienia muszą oczekiwać na aprobatę pracownika o większym zakresie uprawnień,
  • f. jeśli pracownicy grupy nie mają prawa do samodzielnego składania zamówień, to wtedy wybiera z listy pracownika, który jest odpowiedzialny za aprobowanie zamówień grupy,
  • g. ustala, jakie prawa dostępu posiada grupa (np. czy może przeglądać raporty),
  • h. ustala, czy użytkownik ma możliwość kontaktu z innymi grupami/działami firmy w celu transferu produktów z innego działu,
  • i. ustala, jakie produkty (lub grupę produktów) widzi grupa i na jakie może składać zamówienia (np. tylko papier),
  • j. ustala indywidualne limity dla grup (np. grupa ma prawo do zamówienia maksymalnie do 10 długopisów miesięcznie),
  • k. ustala ile (lub za jaką kwotę), i jakich, produktów grupa może zamówić bez zgody aprobującego zamówienia,
  • l. ustala budżet grupy, w wybranym przez siebie okresie, przeznaczony na zamówienia,
  • m. klient ustala, czy grupa ma prawo tworzenia podgrup i pracowników,
  • n. klient mający prawa do aprobacji może ustawić czasowo lub bezterminowo prawo do składania zamówień przez osobę podrzędną,

Ustawienia

Każdy klient/administrator posiada możliwość zmiany w ustawieniach swoich barw korporacyjnych dla całego konta, a także dodania własnego logo firmy.

Funkcjonalność modułu Moja firma:

  • dodawanie/usuwanie/edycja logotypu klienta zamieszczonego w nagłówku strefy klienta,
  • definiowanie własnego koloru, kroju i rozmiaru czcionki w strefie klienta,
  • definiowanie własnego koloru tła w strefie klienta,
  • definiowanie własnego koloru odsyłaczy w strefie klienta.

Edycja danych

Moduł służył do zmiany danych klienta (nazwa, hasło) w przypadku klienta/administratora.

Raporty

Moduł zawierał szczegółowe raporty na temat zamówień i zużycia produktów. Wszystkie raporty dostępne są w postaci tabel i wykresów słupkowych wykonanych w technologii Macromedia Flash. Raporty generowane dla wszystkich grup, poszczególnych grup, poszczególnych pracowników w wybranym przez administratora okresie. Każdy raport można wyeksportowany do formatu PDF lub CSV(EXCEL).

Funkcjonalność modułu Raporty:
  • raport na temat ogólnych wydatków w wybranym okresie (miesięczny, tygodniowy, roczny),
  • raport na temat wydatków określonej grupy (MPK) w wybranym okresie (miesięczny, tygodniowy, roczny),
  • raport na temat ilości zamówionych produktów w wybranym okresie (miesięczny, tygodniowy, roczny),
  • raport na temat ilości zamówionych produktów określonej grupy (MPK) w wybranym okresie (miesięczny, tygodniowy, roczny),
  • raport na temat ogólnego zużycia poszczególnych produktów w wybranym okresie (miesięczny, tygodniowy, roczny),
  • raport na temat zużycia poszczególnych produktów określonej grupy (MPK) w wybranym okresie (miesięczny, tygodniowy, roczny).

Transfer produktów

Funkcjonalność modułu Transfer Produktów (na przykładzie):

Każda grupa może zawierać podgrupy (które oczywiście także mogą zawierać podgrupy). W momencie składania zamówienia przez grupę system sprawdza czy inna grupa lokalna złożyła w ostatnim czasie podobne zamówienie. W praktyce grupa lokalna powinna przedstawiać strukturę budynku lub piętra firmy. Jeśli tak, system informuje zamawiającego że inna grupa złożyła ostatnio podobne zamówienie i daje zamawiającemu możliwość zapytania innej grupy, czy posiada nadwyżkę tego produktu. Może się okazać, że księgowa będąca w pokoju za ścianą zamówiła papier, którego potrzebuje zamawiający. W takim przypadku prościej będzie, gdy zamawiający pójdzie do księgowej po papier niż ma składać zamówienie i czekać na jego realizację. Taką sytuację nazywamy transferem produktu.

Służyć temu ma moduł Transfer produktów. Podstawową ideą tego modułu jest informowanie o potencjalnych nadwyżkach produktów i uchronienie Państwa przed składaniem zbędnych zamówień. Problem może polegać na tym, że zamawiającym nie będzie się chciało tracić czasu na szukanie produktu w innym dziale. W tym celu proponujemy zastosowanie systemu punktacji i dodatkowych bonusów dla grup za wymianę produktów między działami. Klient może ustawić ile w złotych lub w procentach dodaje się do limitu zamawiającego. W ten sposób w interesie grup leży, aby wymieniać się zbędnymi produktami ponieważ oddając produkt do innej grupy powiększają swój limit jednocześnie minimalizując wydatki firmy. Firma zapłaci mniej za powiększenie limitu na zakupy artykułów o kilka złotych niż za zakup kolejnych artykułów. Dodatkowym atutem jest to, że grupy będą musiały odnotowywać w systemie ile produktów oddały i da klientowi większą wiedzę na temat zużycia produktów w firmie.

Przykład:

Przykład mamy dwie grupy lokalne pokój informatyków i pokój księgowych znajdujące się na tym samym piętrze. Informatycy chcą zamówić papier do drukarki. W momencie składania zamówienia system informuję informatyków, że dwa dni temu dwa kartony papieru zostały dostarczone do pokoju księgowych. System daje możliwość skomunikowania się z pokojem księgowych prezentując numery telefonów i adresy e-mail. Informatycy dzwonią do księgowych. Okazuje się, że księgowi mają jeden niewykorzystany karton papieru. Informatycy biorą od nich transfer i odnotowują w systemie, że wzięli karton papieru od księgowych. Limit księgowych na artykuły zwiększa się o jeden karton plus bonus za transfer produktu (czyli w sumie zaoszczędzenie pieniędzy) w postaci np. 1 PLN lub 0,1% limitu. Limit informatyków zmniejsza się o jeden karton (o jego cenę). K sięgowi mają 1 PLN więcej na wydatki i mogą sobie np. zamówić długopis.

Prognoza wydatków

Dział w którym klient otrzyma prognozy na temat przyszłych wydatków np. w przyszłym miesiącu. Dane wyliczane w oparciu o dane z poprzednich okresów. Tutaj klient/administrator znajdzie między innymi prognozy zużycia poszczególnych produktów oraz szacowany koszt zaopatrzenia w artykuły biurowe w przyszłym miesiącu lub tygodniu w postaci tabel. Prognozy mogą być prezentowane także dla poszczególnych grup osobno. Dzięki temu administrator będzie mógł przewidzieć zużycie artykułów w firmie i na tej podstawie ustalić limity wydatków dla grup dostosowane do rzeczywistego zużycia produktów.

Funkcjonalność modułu Prognoza wydatków:

  • ogólna prognoza zużycia produktów - wydatków - na podstawie zamówień w poprzednich okresach (tydzień, miesiąc, rok),
  • ogólna prognoza zużycia wybranego produktu na podstawie zamówień w poprzednich okresach (tydzień, miesiąc, rok),
  • prognoza zużycia produktów dla określonej grupy na podstawie zamówień w poprzednich okresach (tydzień, miesiąc, rok),
  • prognoza zużycia wybranego produktu dla określonej grupy na podstawie zamówień w poprzednich okresach (tydzień, miesiąc, rok).

Nowe zamówienia (koszyk)

Lista zamówień z możliwością zaawansowanego sortowania i finalizacji zamówienia.

Dla użytkowników posiadających prawo do aprobowania zamówień grup podległych, w tym miejscu znajdzie się lista zamówień (złożonych przez grupy podległe) oczekujących na aprobatę. Dla użytkowników nie posiadających prawa do samodzielnego składania zamówień, w tym miejscu znajdzie się lista zamówień oczekujących na aprobatę użytkownika, który posiada prawo aprobaty. Zmówienia zaaprobowane automatycznie przejdą do modułu historia zamówień.

Zamówienia zostaną przedstawione w formie tabeli z kolumnami: numer zamówienia, data zamówienia, data zrealizowania zamówienia, status zamówienia (zrealizowane, oczekuje), kwota zamówienia. Po wybraniu zamówienia użytkownik zobaczy szczegółową listę zamówionych produktów wraz z możliwością wydrukowania zamówienia.

Historia zamówień

Lista złożonych zamówień z możliwością zaawansowanego sortowania i wyszukiwania. Zamówienia zostaną przedstawione w formie tabeli z kolumnami: numer zamówienia, data zamówienia, data zrealizowania zamówienia, status zamówienia (zrealizowane, oczekuje), kwota zamówienia oraz przycisk Reklamacja prowadzący do formularza, w którym klient opisuje rodzaj usterki. Po wybraniu zamówienia użytkownik zobaczy szczegółową listę zamówionych produktów wraz z możliwością wydrukowania zamówienia.

Moje Produkty

W tym dziale znajduje się lista produktów na które mają Panstwo ustalone ceny przez opiekuna handlowego. Lista zostanie przedstawiona w formie tabeli zawierającej opis produktu, zdjęcie produktu, cenę produktu oraz cenę promocyjną produktu.

Komunikacja

Dział Komunikacja zawiera formularz kontaktu z konsultantem dostawcy. Dodatkowo wszystkie zadane przez klienta pytania będą gromadzone w historii zapytań. Historia zapytań zostanie przedstawiona w postaci listy zapytań zawierającej numer zapytania, datę zapytania oraz status zapytania (zrealizowane, oczekuje).

Reklamacje

Dział Reklamacje zawiera listę reklamacji w postaci tabeli zawierającej numer zamówienia (z odsyłaczem do szczegółów reklamacji, zawierającym opis usterki i odpowiedź administratora platformy), datę złożenia reklamacji, status reklamacji (oczekuje, uwzględniona, nieuwzględniona).

Nietypowe zamówienia

Dział Nietypowe zamówienia zawiera formularz z opisem umożliwiający klientowi wysłanie informacji o chęci zamówienia produktu, którego nie ma w ofercie.

Katalog produktów

Katalog produktów off-line generowany automatycznie z bazy danych, który klient może przeglądać bez podłączenia do Internetu.


Artykuły biurowe
Artykuły biurowe
Artykuły biurowe

O firmie O firmie     Strona główna Strona główna     Promocje Promocje     Wyprzedaż Wyprzedaż     Regulamin Regulamin     Kontakt Kontakt
© Copyright 2017 Express Office
*Podane ceny są cenami netto - należy doliczyć podatek VAT. Cennik nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu art. 66 par.1 Kodeksu Cywilnego. Ceny mogą ulec zmianie bez uprzedzenia.